Instrukcja rozliczania dla Dostawców Usług w projekcie „Mennica Usług Szkoleniowych 3”

Rozliczenie bonów następuje po zakończeniu usługi i dokonaniu przez Uczestnika Projektu oceny usługi w Bazie Usług Rozwojowych.

Dostawca Usług zobowiązany jest do przeprowadzenia wszystkich czynności niezbędnych do prawidłowego rozliczenia Bonów Rozwojowych za zrealizowaną Usługę Rozwojową. Dokumenty należy przekazać do Operatora poprzez wgranie do Systemu IMS 3.0 w terminie do 3 dni roboczych od dnia zakończenia Usługi.Poniżej szczegółowy wykaz dokumentów oraz wymagania dotyczące ich przygotowania.

1. Faktura / rachunek za Usługę Rozwojową

1.1. Dostawca Usług przekazuje skan faktury/rachunku, zgodnie z poniższymi zasadami:

  • Wystawioną fakturę/rachunek za Usługę Rozwojową Dostawca Usługi przekazuje Uczestnikowi projektu.
  • Do Operatora przekazywany jest skan faktury/rachunku.

1.2. Wymagane elementy na fakturze/rachunku

Podstawowe dane na fakturze:

  1. Oznaczenie sprzedawcy – dane Dostawcy Usługi, zgodnie z oznaczeniem we właściwym rejestrze (KRS, CEIDG).
  2. Oznaczenie odbiorcy – dane Uczestnika Projektu, na którego wystawiona jest faktura.
  3. Datę wystawienia dokumentu/datę wykonania usługi, jeśli są one różne.
  4. Numer rachunku bankowego, na który Operator ma dokonać wypłaty środków za zrealizowaną usługę, w przypadku podmiotów będących czynnymi podatnikami VAT zgłoszonego w wykazie podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT (Biała lista).
  5. Numer faktury/rachunku (w przypadku częściowej zapłaty za usługę dokonanej przez Uczestnika Projektu należy przedłożyć fakturę zaliczkową i umieścić właściwą adnotację na fakturze końcowej, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa).
  6. Wskazanie wartości wykonanych usług netto/brutto dla uczestnika projektu,
  7. Podstawę prawną do zwolnienia z VAT.
  8. Dane Uczestnika Projektu – imię i nazwisko.
  9. Datę przeprowadzenia Usługi rozwojowej.
  10. Tytuł Usługi zgodny z Kartą Usługi.
  11. Liczbę godzin oraz program Usługi lub potwierdzenie zgodności programu z Kartą Usługi.
  12. Identyfikatory nadane w Bazie Usług Rozwojowych (numer ID wsparcia).
  13. Identyfikator Karty Usługi.

2. Dokument potwierdzający ukończenie Usługi oraz osiągnięcie efektów uczenia się
Dostawca Usługi przekazuje skan zaświadczenia lub certyfikatu poświadczającego udział i osiągnięcia Uczestnika Projektu.

2.1. Logotypy wymagane na zaświadczeniu/certyfikacie
Dokument musi zawierać następujące znaki:

  • Znak Funduszy Europejskich dla Łódzkiego.
  • Znak barw Rzeczypospolitej Polskiej (dla wersji pełnokolorowej).
  • Znak Unii Europejskiej.
  • Znak Województwa Łódzkiego.

2.2. Informacje obowiązkowe na dokumencie
Zaświadczenie/certyfikat musi zawierać:

  1. Miejsce i datę wystawienia.
  2. Imię i nazwisko Uczestniczki/Uczestnika Usługi.
  3. Numer PESEL.
  4. Numer ID wsparcia.
  5. Dane Dostawcy Usług.
  6. Tytuł Usługi Rozwojowej.
  7. Numer Usługi Rozwojowej.
  8. Termin świadczenia Usługi.
  9. Liczbę godzin Usługi.
  10. Efekty uczenia się (każdy krótko opisany i zdefiniowany kryteriami weryfikacji).
  11. Potwierdzenie, że walidacja została przeprowadzona na podstawie określonych kryteriów weryfikacji efektów uczenia się.
  12. Potwierdzenie zastosowania rozwiązań zapewniających rozdzielenie procesów kształcenia/szkolenia od walidacji.
  13. Podpis trenera lub osoby upoważnionej do reprezentowania Dostawcy Usług.

MINIMALNY ZAKRES DANYCH NA ZAŚWIADCZENIU

3. Lista obecności uczestnika Usługi
Dostawca Usługi przekazuje podpisaną listę obecności przygotowaną zgodnie z wymaganiami projektu.

3.1. Wymogi formalne
Dokument musi zawierać następujące znaki:

  • Znak Funduszy Europejskich dla Łódzkiego,
  • Znak barw Rzeczypospolitej Polskiej (dla wersji pełnokolorowej),
  • Znak Unii Europejskiej,
  • Znak Województwa Łódzkiego.

4. Usługi zdalne realizowane w czasie rzeczywistym
W przypadku świadczenia Usługi w formule zdalnej w czasie rzeczywistym, Dostawca Usługi przekazuje listy obecności wraz z raportami z logowań potwierdzającymi udział Uczestnika Projektu w Usłudze rozwojowej.

4.1. Jeśli platforma umożliwia generowanie raportów logowań
Należy dostarczyć:

  1. Raport z platformy, na której realizowana była Usługa rozwojowa, zawierający datę i godzinę zalogowania oraz wylogowania Uczestnik Projektu.
  2. Pełną nazwę Usługi rozwojowej.
  3. Listę obecności z każdego dnia sporządzoną na podstawie raportów.

4.2. Jeśli platforma, na której realizowana była Usługa rozwojowa nie umożliwia generowania raportów
W takim przypadku:

  1. Każda Uczestniczka/każdy Uczestnik przesyła mailowe potwierdzenia uczestnictwa na początku i końcu zajęć danego dnia.
  2. Potwierdzenie mailowe musi zawierać:
    • Widoczny adres nadawcy.
    • Datę i godzinę wysłania.
    • Pełną nazwę Usługi oraz termin jej realizacji.
  3. Dostawca Usługi przedstawia Operatorowi:
    • Zestaw wszystkich maili potwierdzających.
    • Listę obecności z każdego dnia sporządzoną na podstawie tych maili.

WZORY LIST OBECNOŚCI

5. Dokument potwierdzający zapłatę kwoty ponad limity dofinansowania (jeśli dotyczy)
W sytuacji, gdy koszt Usługi przewyższa przyznane dofinansowanie lub limity godzinowe obowiązujące w projekcie, Dostawca Usługi dostarcza dokument potwierdzający wniesienie dopłaty przez Uczestnika Projektu.

6. Oświadczenie Uczestnika Projektu o kwalifikowalności Usługi
Dostawca Usług przekazuje skan podpisanego przez Uczestnika Projektu oświadczenia potwierdzającego kwalifikowalność zrealizowanej Usługi.

WZÓR OŚWIADCZENIA UCZESTNIKA PROJEKTU O KWALIFIKOWALNOŚCI USŁUGI

7. Oświadczenie Dostawcy Usług o kwalifikowalności Usługi
Dostawca Usług przekazuje skan własnego oświadczenia potwierdzającego kwalifikowalność Usługi zgodnie z zasadami projektu.

WZÓR OŚWIADCZENIA DOSTAWCY USŁUG O KWALIFIKOWALNOŚCI USŁUGI

Podsumowanie
W terminie do 3 dni roboczych od zakończenia Usługi należy przekazać poprzez IMS 3.0:

  1. Fakturę/rachunek z wymaganym opisem.
  2. Zaświadczenie/certyfikat ukończenia Usługi z pełnymi danymi i logotypami.
  3. Podpisaną listę obecności.
  4. Raporty logowań lub mailowe potwierdzenia (dla usług zdalnych w czasie rzeczywistym lub mieszanej).
  5. Dowód uiszczenia nadwyżki ponad dofinansowanie (jeśli dotyczy).
  6. Oświadczenie Uczestnika Projektu o kwalifikowalności.
  7. Oświadczenie Dostawcy Usług o kwalifikowalności.